כלים בהדרכה | 15 יוני 2017

מנהיג הוא אדם שסוחף אחריו אנשים. הוא מגיע עם הגישה, הידע והמראה שתופס את הקהל ומוביל אנשים למטרה משותפת בעזרת השפעה על המוטיבציה שלהם ליצירת שינוי. יש דרכים רבות להוביל ולהנהיג, לרתום אנשים אליך ולהיות מומחה בתחומך. אחת הדרכים המוצלחות לעשות זאת היא להדריך קבוצת אנשים בידע שהנך בקיא בו ולהניע אותם לפעול. פעולה זו הופכת אותך למומחה בתחומך ומאפשרת לך חשיפה גבוהה של קהל לקוחות, עובדים מרוצים ויותר ביצועים ותפוקות.

אני עוסקת בהעברת ידע קרוב ל 20 שנה והתמזל מזלי לעבוד עם מגוון רחב במיוחד של לקוחות רבים, בסוגי הדרכות שונות ובאתגרים מרובים במהלך ההדרכה בהם עמדתי לאורך השנים כגון: היערכות מחודשת להדרכה בת 5 שעות בבסיס צה"ל שהתקצרה לשעה בהתראה של רגע עקב תרגיל צבאי, מצגת שהפסיקה לעבוד, קול שנעלם ועוד. במאמר זה ריכזתי עבורכם את ארבעת השלבים שאני עובדת אתם כל הזמן ולא משנה מי המודרכים ומה אופי העסק.

אז נגש לעניין! אלו ארבעת השלבים שלי : תכנון - > אימון - > ביצוע - > כיוון - וחוזר חלילה

א. תכנון - לא משנה כמה פעמים העברתי את ההרצאה או הסדנה או ההדרכה, תמיד אבל תמיד אני מתכננת ומתאימה אותה ללקוח החדש. הנה בנק שאלות תכנון קצר.

1. מה מטרת ההרצאה / הדרכה / סדנה ? (ציפיות - מה הלקוח רוצה להשיג ומה אני רוצה)
2. מי הלקוח מולו אני עובדת ? (אופי המזמין / המשתתפים / גיל / מין / ידע מקצועי)
3. איפה ומתי נקיים ? (שעות ההדרכה/ איך החדר מסודר / היכן ממוקם / האם יש אילוצים)
4. איזה אלמנטים אני רוצה לשלב ? (כלים / מודלים / הפעלות / תרגול / חוויה)
5. מהם התכנים העקרים שאני רוצה להעביר שבגדר must גם אם לא אספיק את היתר

ב. אימון- גם שאנחנו מרגישים שאנחנו יודעים את התוכן על בוריו ושולטים בחומרים, חשוב להתאמן. האימון יכול לקחת דקות אחדות או שבועות , תלוי בתחושת השליטה שלכם בתוכן המקצועי, במיומנויות הדרכה שרכשתם לאורך השנים ובהכרות הקהל בפניו אתם עומדים.


ריכזתי עבורכם מס' דרכים המומלצות לאימון:

1. הקלטת המלל שעליו מדברים ושמיעתו תוך כדי נסיעה (עוזר לשינון התוכן)
2. אימון מול הראי תוך מדידת זמנים (זמנים- נושא בפני עצמו שחייב להיות מנוהל נכון)
3. הסרטת וידאו דרך המכשיר הנייד. לאחריו צפייה בשפת הגוף העוברת לצד השני ושיפורה.
4. העברת כל שקפי המצגת (במידה ויש) ודיבור בקול רם תוך הדמיית קהל פעיל של שומעים.
5. העלאת התנגדויות שעשויות לצוץ במהלך ההדרכה (לתוכן, לנושא, אליכם) ומתן פתרונות.
6. תרגול "על רטוב" - עם קהל חי להתנסות מולו ולבקש ממנו משוב בע"פ או בדף משוב.
7. רישום תקציר ההדרכה בנקודות ודגשים וחזרה עליהם לתרגול ושינון.

ג. ביצוע - העברת הידע בפועל. אחרי שתכננו איך ההדרכה תראה ובנינו את המצגת או המתווה, אנחנו מוכנים להעביר את ההדרכה בפועל. נשמע פשוט? אז זהו שלא.
הרצון שלנו הוא לגרום למרב הקהל להקשיב ולהיות פעיל וזאת למרות הפרעות,
התנגדויות שעלולות לצוץ, שימוש בטלפונים ניידים (בעידן החדש:) או עיסוקים אחרים וכדומה.


הנה מגוון כלים שיעלו את רמת הקשב:

1. שימוש בסרטון - המעביר את המסר שלכם או משמש ככלי לתרגול ולמידה.
2. הומור- הכינו מבעוד מועד בדיחות מתאימות לתוכן הרלוונטי.
3. שיתוף - בידע אישי, סיפורים מהניסיון שלכם ושל השומעים.
4. תרגול/ התנסות - משחקי תפקידים, סימולציות המדמות את הנושא, הפעלה חווייתית ועוד.
5. דוגמאות - שימוש בדוגמאות מעולם התוכן של קהל השומעים ואנלוגיות מתאימות.
6. ניתוח case study (לייב או מוכן) - לנתח מקרה שקרה או לנתח ב live מקרה מהקהל.
7. דפי עבודה - שניתן להכין מראש ולחלק לעבודה בקבוצות.
8. סיכומי דברים - ניתן לחלק כחומר כתוב בסיום כל פרק נלמד ובתום ההדרכה.
9. חוברת guideline - עם המצגת המועברת תוך מתן מקום לכתיבת הערות אישיות בדפים.

ד. כיון - זהו השלב החשוב ביותר אך לא לפני שכל שלושת השלבים בוצעו! הרי אנחנו יכולים להתכונן, להכין, לדמיין, לחשוב ועדיין דברים עשויים להתנהל אחרת לחלוטין ממה שתכננו וכבר חוויתי אלפי מקרים כאלו: המצגת מפסיקה לעבוד ללא התראה, הסרטון לא עובד ובניתם עליו, קהל המתנגד לתוכן או לך , ויכוח בין משתתפים, הודיעו ברגע אחרון שהזמן קצר יותר ממה שהיה אמור להיות, מגיעה כמות קהל שונה ממה שהערכתם, חלל החדר שונה ומפתיע ועוד בלת"מים רבים שעשויים לקרות לכם ולא ציפיתם להם.


מה עושים?

כל דמות המעבירה ידע נבחנת אך ורק בזמן אמת! כשכל העיניים מופנות אליה. כשאתם נמצאים ב money time ויש תקלה לא צפויה, עליכם להראות את המיומנויות והמומחיות שלכם. אני קוראת לזה "מבחן המדריך" וזהו שלב קריטי ביותר להצלחת המשימה כשהשאלה הנשאלת היא: עד כמה אתם מהירים לשנות כיוון ולהתאים את עצמכם לזמן אמת עם כל האילוצים? כדי לעשות זאת עליכם לרכוש איכות שתשפר פלאים את היכולות שלכם להסתגל למצבים משתנים. אני מדברת על המוכנות שלכם! להיות מוכנים ברמה הגבוהה ביותר עם הידע והתכנון המוקדם (3 השלבים הראשונים) ולהיות מוכנים לכך שהכול יכול לקרות בזמן אמת. גם מה שממש לא יכולתם לצפות מראש. שינוי הכיוון מתייחס גם לבקרה בסיום על הנעשה וגם כאן יש שיטות מגוונות כמו מתן משוב מקצועי, קבלת פידבק מהזמין ע"י שיחות חולין ועוד.

בסוף קורס בשיטות הדרכה שאני מעבירה לבעלי עסקים וארגונים אני רושמת למשתתפים כך:

"ככל שתהיה בקיא ומוכן כך תוכל לאלתר בזמן".

אם אתם פועלים על פי השלבים האלו אני בטוחה שיש בכם מן הניצוץ המנהיגותי ולסיום, לא משנה כמה ידע יהיה כתוב, הוא כאין וכאפס לעומת הניסיון שתרכשו ברגע אחד של הדרכה.

קורס שיטות הדרכה ייחודי לעסקים - לרשימת המתנה - לחצו כאן

יש לכם מה להוסיף ולומר ?
רשמו לי כאן

עינת