כלים בהדרכה | יוני 2019

"מה, נותרו רק עוד 2 דק ? אבל יש לי עוד המון מה לומר"

זה מה שאמר לי אחד הלקוחות שלי בקורס המפתחות להעברת מסרים כשנתבקש להעביר פרזנטציה בזמן קצוב ומצא עצמו מתייחס לשאלות הקהל שלוקחות מהזמן הנתון והוא טרם הגיע לעיקרי הדברים ששקד.

אז מה עושים ?

חלק מהיועצים האסטרטגיים לבניית סדנה , קורס או הרצאה יאמרו לכם לבקש מהמשתתפים כבר בהתחלה לא לשאול שאלות ולשמור זאת לסוף. רבים ממעבירי התוכן משתמשים בטכניקה זו, רק שהם מסיימים את זמן המצגת ושוכחים להותיר זמן לשאלות ואז למעשה מגיעים לאותה נקודה - המצגת ממשיכה מעבר לזמן הנותר כי אנשים רוצים לשאול את השאלות.

יש מרצים שכל כך מתלהבים שהזמן הסתיים ואנשים ביקשו שהמרצה יישאר וידבר עוד ועוד - הם מרגישים חשובים, נחשקים ורצויים - אבל מדובר בזמן שלכם כמרצים ובזמן של קהל השומעים - שלחלקם אולי יש תכנונים נוספים.

אז איך בכל זאת מנהלים זמן נכון במהלך קורס והרצאה ?

  1. לוקחים בחשבון זמן שאלות ותגובות מהקהל - רוב המרצים כל כך עסוקים במה שיש להם להעביר ובמה שהקהל הגיע כדי לשמוע שהם שוכחים שבזמן ההרצאה עולות לקהל שאלות- הרי אנחנו מדברים לאנשים בסופו של יום.
    אם בתוכן שלכם יש נושא שלוקח לכם להעביר 5 דק' - קחו בחשבון 10 דק'.
     
  2. קבעו אבני דרך חשובות  - אם יש לכם נושא שאתם יודעים שעבורו אתם חייבים לקחת בחשבון לפחות 30% מהזמן החליטו על שעה בה אתם חייבים להתחיל נושא זה ויהי מה. למשל- אתם מעבירים תוכן על ניהול צוותים. אחד הנושאים העיקריים הם התנגדויות של הצוות שלוקח לפחות 30 דקות ויש לכם שעה סך הכול. החליטו כי  לאחר 15 דקות של תוכן אתם נכנסים לנושא. זכרו להוסיף על 30 דק' אלו זמן לשאלות ותשובות.
     
  3. אל תסחפו עם הפתיחה ואל תשכחו להשאיר זמן לסיכום - כשאתם פותחים  את נושא הסדנה, הקורס או ההרצאה , עליכם לחשב כ 15% מהזמן הכולל עבורו, כך שאם נחזור לנושא ניהול הצוותים שברשותכם שעה להעברת התוכן. יש לכם כ 10 דקות לפתיחת הנושא וכל מה שכלול (בין אם המשתתפים מכירים אותך או שזה מצריך הצגה עצמית, בין אם הם מכירים אחד את השנייה או לא  ובין אם תוכן זה הוא ראשוני עבורם או לא) . כך גם עם סיכומי הדברים. זכרו כי לא משנה מה, עליכם להותיר 10 דק' לסכם הכול.

  4. בלת"מים - מרפי אוהב לבקר אותנו - ברוב הפעמים אנחנו אנשי תוכן אוהבים לדבר. זה טבעי .  הרי יש לנו מומחיות ואנו רוצים להעביר אותה הלאה, אך מה קורה עם המצגת לא עובדת, עליכם לקצר באופן לא מתוכנן את הזמן או פתאום נכנס סמנכ"ל החברה לומר שלום ונותן נאום של עשרים דקות.. נסו לצפות את כל אלו מראש ואם צריך גם לשאול גורמים רלוונטיים ולומר להם מראש כי אתם מקצים להם זמן מסוים. זה ממתג אתכם כמקצועיים ואחראים על מסגרת הזמן שניתנה לכם.
     
  5. העלאת רמת הקשב - רוב מעבירי התוכן מעמיסים על מסגרת הזמן שלהם את כל הידע שהם יכולים להעביר לקהל. החכמה היא לא להראות כמה אנחנו חכמים ורק לתת ולתת אלא גם לזכור שעל הקהל להטמיע ולהשתמש בידע לטובה. הכניסו אלמנטים שיעלו את רמת הקשב. סרטון, בדיחה טובה ואפילו דיון מפרה בין המשתתפים. זה משדרג את התוכן שלכם פלאים.